Inscribir al personal al sistema de bienestar social en la nación representa un requisito imperativo que cada empleador está en la obligación de comprender a la perfección. Proteger la obediencia de las normas nacionales no solamente previene penalizaciones pecuniarias, pero también ampara el bienestar de los sujetos que colaboran de su negocio. En esta guía exhaustiva, expondremos con todo detalle cada aspecto relevante sobre este proceso.
El Sistema General de Seguridad Social en Colombia se organiza por un conjunto amplio de entidades gubernamentales y no gubernamentales. Su propósito central es cubrir el derecho fundamental a la cobertura médica, a la jubilación, y a la protección ante siniestros en el trabajo. Asimismo abarca los servicios de ayuda familiar.
Con el objetivo de inscribir de manera adecuada a un asalariado, el empleador se encuentra en el deber de conocer los cuatro grandes pilares primordiales del sistema. Estos son: el Sistema General de Seguridad Social en Salud médica, el régimen pensional, el sistema de riesgos, y los aportes parafiscales cajas de compensación.
El primer movimiento para afiliar a la nómina radica en juntar toda la los datos personal del personal. Esto incluye la fotocopia del documento de identificación ampliada al cien por ciento, el Formulario Único de Afiliación al Sistema de Seguridad Social, el tipo de vínculo que los liga, el ingreso devengado, y la dirección y número de contacto de residencia. Es imprescindible que esta información sea veraz, ya que cualquier error puede generar problemas más adelante al momento de hacer los desembolsos mensuales.
Luego se dispone de toda la información completa, el patrón debe proceder con la elección de las entidades a las que se va a afiliar al asalariado. En lo que respecta a la Salud, el trabajador tiene el derecho de elegir por su propia voluntad la Entidad Promotora de Salud de su preferencia, a condición de que esta esté habilitada y tenga cobertura en el lugar de residencia del trabajador. El patrón solo tiene que registrar la elección en la planilla de registro.
Para el sistema de pensiones, el colaborador también debe escoger entre un fondo privado con cualquier fondo de pensiones, o Colpensiones a través de Colpensiones. Es crucial aclarar que los asalariados que estén a menos de 10 años para cumplir la edad de jubilación, no pueden trasladarse entre regímenes, por lo que su decisión debe ser very bien estudiada.
En lo referente a la ARL, es la empresa quien tiene la la obligación elegir la entidad y cubrir el el pago total de la cotización. La elección de la ARL depende directamente del nivel de riesgo de la actividad económica que ejerce la empresa. Existen cinco niveles de riesgo, desde el nivel uno que es de mínimo riesgo como el comercio o los servicios, hasta el nivel cinco que es de máximo riesgo como la minería o la construcción.
Por último están los Aportes Parafiscales que incluyen la Caja de Compensación, el SENA y el ICBF. El negocio debe escoger una Caja de Compensación que puede ser la misma que tiene actualmente, o cambiarla si lo prefiere. El SENA y el ICBF se pagan a través de la misma Caja de Compensación escogida.
Una vez que se tienen claras las entidades, se procede a realizar la afiliación directa en las páginas web de cada entidad o de manera presencial en sus oficinas. Es fundamental que la afiliación se realice de manera simultánea a la fecha de inicio de trabajo del colaborador. Si el trabajador empieza un día primero, debe estar afiliado desde ese mismo empresa que afilie empleados a seguridad social día. No se puede afiliar con fecha retroactiva, ya que esto dejaría al empleado desprotegido durante los primeros días.
El siguiente paso es entender cómo se calculan los aportes. Todo se base en el Ingreso Base de Cotización, que corresponde al salario mensual del trabajador. A este valor se le aplica un porcentaje diferente para cada componente. En Salud, el total es del 12.5%, donde el empleador paga el 8.5 por ciento y el empleado el 4%. En Pensión, el total es del 16 por ciento, dividido en un 12% para el empleador y un 4% para el trabajador.
Los Aportes Parafiscales son asumidos en su totalidad por el empleador. La Caja de Compensación es del 4%, el SENA es del 2% y el ICBF es del 3%. Sin embargo, las empresas que cotizan por un IBC inferior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes, están exentas de pagar el SENA y el ICBF, pagando solo el 4% de Caja. La ARL la paga el empleador en un porcentaje que varía según el nivel de riesgo de la empresa.
Para realizar los pagos mensuales, se utiliza la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, conocida como PILA. Esta herramienta virtual permite liquidar y pagar todos los aportes en un solo lugar. El empleador debe ingresar a la plataforma de su operador PILA preferido, llenar los datos de los empleados, el sistema calcula automáticamente los valores a pagar, y se genera el recibo de pago.
Es crucial recordar que el pago de la PILA tiene una fecha límite que depende del número de empleados y del último dígito de la cédula del empleador o NIT de la empresa. Pagar por fuera de tiempo genera intereses de mora y puede desencadenar sanciones por parte de la UGPP, que es la entidad encargada de fiscalizar y controlar el pago de estos aportes.
Además del pago mensual, el empleador debe estar atento a las novedades de los empleados. Si un trabajador renuncia, se debe reportar la novedad de retiro en la PILA del mes correspondiente. Si el empleado incurre en una incapacidad general o laboral, se debe reportar dicha novedad para que el sistema haga los ajustes en la liquidación y se pague solo lo que corresponde. Otras novedades incluyen vacaciones, licencias no remuneradas, y variaciones salariales.
Otro aspecto fundamental a tener en cuenta es la actualización del RUT en la DIAN. Para poder pagar la PILA, la empresa debe tener su Registro Único Tributario debidamente actualizado con las responsabilidades de empleador y con la actividad económica correcta. Si el RUT no está al día, el operador PILA no permitirá generar la planilla de manera correcta, lo que retrasará los pagos y expondrá a la empresa a multas innecesarias.
Finalmente, es importante mencionar que la UGPP cruza información con otras entidades como la DIAN y el Ministerio de Trabajo. Esto significa que si una empresa reporta un gasto en nómina ante la DIAN, pero no cotiza esos mismos valores en la PILA, el sistema detectará la inconsistencia y la UGPP iniciará un proceso de fiscalización que puede terminar en sanciones muy costosas. Por lo tanto, la transparencia y la coherencia en los reportes son la clave para mantener la salud financiera y legal de cualquier organización en el territorio colombiano.
En conclusión, afiliar a los empleados a la Seguridad Social en Colombia es un proceso que requiere atención, organización y conocimiento de la normativa vigente. Siguiendo estos pasos y manteniendo el orden en los pagos y novedades, cualquier empresa puede garantizar el bienestar de su talento humano y evitar problemas legales y sanciones económicas. La tranquilidad de saber que su personal está protegido es la mejor inversión para el crecimiento y éxito sostenible de su negocio.